【ちょいテク】介護リーダーとして一目置かれる会議を行う5つのポイント！

どーもどーも！
しょーそんでございます。

初めてリーダーになって、会議が思うように進まないよぅ…
どうすればもっと上手に会議ができるかなぁ…？

リーダーになって会議を回す側になったとき、どうすればいいのかわからないですよねぇ。

↓いろんな問題点をまとめてみた記事はこちらっ

2023年4月7日【あるある】介護現場でよくある会議の問題点4つと解決策チェックリスト！

↓効果的な会議の進め方についてまとめた記事はこちらっ

2023年4月12日【私の会議進みすぎ…！？】介護現場における効果的な会議の進め方！

この記事では、もう少し効果的な会議を深掘りしてみましょう。

この記事は、とあるグループホームのユニットで参加者7〜8名を想定しています。
他の事業でも使えるちょいテクがありましたら、次の会議からやってみましょ！

少しでもリーダーの皆さまがラクに、そしてちょっと一目置かれたらいいですねっ！

実は会議前にもう会議が終わっている？

「根回し」ってなんだ？

実は、会議前にもう会議を終わらせることができるのです！！！

なにいってんだこいつ…

それを達成するのに大事なことが「根回し」です。

根回し：目的を達成しやすくするために、関係者へあらかじめ話をつけておくこと。

を言います。

効果的な会議の進め方でも話しましたが、議題を先に職員に伝えておくことも重要です。
それよりもさらに効果的なことは「先にリーダーの考えを伝えておく」ということです。

1人でもリーダーの味方を作る

ユニットやチームの中で「2:6:2」の法則というものがあります。

簡単にいうと

という割合でチームができている、ということです。

リーダーとして大事なのは、ダメダメな人ばかりに注目することだけではありません。

普通の人をいかに少しでもチームのために考えてくれるか、が重要だと思います。

そのために、チームの中で

この人にはちゃんと意図や考えを伝えておこう…っ！

っていう人に、先に会議の進め方のネタばらしをしておくのも方法です。

ボトムアップで決まったように見せる

会議の問題点の記事でもあったように、経験が長くて役職のある人の意見で方針が決まってしまったり、もしくは周りの職員が役職者の意見を待ったりしてしまいます。
そうではなくて、いかに

決めた、という実績が大切になってきます。

ここでの大切な考え方が「ボトムアップで物事を決めた」ようにみせるです。

こうすることで、

会議したからいいことが生まれたねっ
会議でみんなと話せてよかったぁ

というチームワークの向上につながるのです。

「根回し」するときの注意事項

ただしこの根回しをするときには少し注意事項が必要です。

・「仲間外れ」ではない
ダメダメな2割の人には話さずにスルーするのか？
というわけではありません。
公平に会議で話したい内容や決めたい内容は伝えておきます。

・会議前に言われた内容は少しでも触れておこう
リーダーがほぼほぼ議題の解決方法を決めてもよいかと思います。
ただし、根回しをしているときにいろんな意見がでます。
特に会議と違って日常の場だと言いやすいですよね。
もしそこで意見がでたら、会議で話すときにも職員から出た意見に触れる必要があります。

はっ！自分が言った意見聞いてくれてないやん！

となりかねないので注意しましょう。

会議に参画してもらおう！

参加と参画の違いって？

次に、会議に「参画」してもらうことが大切です。

参画？参加じゃないの？

まず両者の言葉の意味を見てみましょう。

つまり、ただいるだけ、ではなく、一人ひとりが主体的に会議にかかわろうね！ということです。

混ぜるな危険！｢事実｣と｢解釈」

ただでさえ出席率も悪い、誰もしゃべってくれないのに…
参加もできてないのに、どうやって参画させるんだよぅ…

ここでは、ちょいと工夫をするだけで参加率のアップ、また参画に一歩踏み出せることができる方法を見ていきましょう！

その前に、問題点のほうでも触れましたが、「話が全然まとまらない」ということ、ありますよね。
なんでまとまらず、とっちらかっちゃうのでしょうか？

それは「事実」と「解釈」がごちゃまぜに議論されていることが多いと考えます。

例えば、夕方になるとふらふらフロアを歩いているおばあさん。

事実は光景についてそのままを伝えます。
一方、解釈の場合、予想はできますが、限られた会議の時間ですぐ「答え」がでるかわかりません。
あくまで｢応え｣を探すのですが、これが如何せん時間がかかる…。

「答え」ではなく「応え」をチームでいくつも考えていくために、ちょっとした会議の進め方をみていきましょう！

会議で使えるちょいテク5選！

会議の準備や進行、終了時に使えるちょいとしたテクニックを5つ紹介します。

ぜひちょいっと頭に入れて参考にしてくださいねっ

《ちょいテク1》「5W1H」に沿った議事録フォーマット

仕事でよく聞く「5W1H」。
特に会議前から「議事録のフォーマット」を作成しておけば、項目に沿って打っていくだけ！

まとめ忘れや決め忘れの防止→職員への通達ミス・通達が不十分
ということが少しでも減ります！

《ちょいテク2》評価方法はできれば数値化して！

議事録のフォーマットに沿って議論を進めていく中で、その｢応え｣が果たしてあっていたのかを次の会議で評価する必要があります。

そこで、できる限り目標を数値化しておくことをオススメします！

現在日中に5回尿失禁しているのをまずは3回に減らそう！
水分を1,200cc摂取しよう！

と数値化することで、言葉よりも曖昧さを無くし目標に向かって進みやすくなります。

しかし、数値化することだけでうまくいく場面は多くありません。

例えば、水分摂取量の目標を決めたとしましょう。
職員が利用者さんへこういう声かけをしていました。

お局おばちゃん

あなたの目標水分は○○ccなんだから、早くのんで！

真面目な若者

ぎゃぁ！まだ500ccしかとれてないから飲んでくれー！

夜専おっちゃん

飲まないと眠れないから早く飲んで！

いやいや、利用者さんにそんな声かけせんといてよ…

数値目標を決めたのはいいけれど、職員がその数値ばかり気になってしまう…
そして、いつのまにか｢飲ませないと！｣と義務化、管理してしまう…

これが俗に言う｢水分提供のジレンマ｣です。（初めて聞きました）

もし、そう感じてしまったら次の方法を考えてみましょう！

《ちょいテク3》意見を「見える化」しよう！

数値化した目標に近づけるような方法を次に考えなくてはいけません。
これはなかなか数字で表現するのは難しい。
そして工夫（方法）はたくさんあるので、議論がとっちらかりやすい。

そこで、工夫を考える方法として｢ホワイトボード｣と｢ポストイット｣を使った進め方をしてみましょう！
（ホワイトボードがなかったら、大きい模造紙でもいいよ！）

特に「ケア方法にリーダーも困っている」ことって大事なアピールポイントです！

職員

リーダーが勝手に決めればよくね？
まぁ俺は俺のやり方でやるけど？

みたいな職員いますよね…

（別に困ってなくても）困っている姿を見せることで

職員

ま、まぁ少し考えてやってもいいかっ
しゃーなしやで、ホンマにっ

と、参画率が少し上がります。

そして、意見が「ボトムアップ」で決まったように見せることで、今後の職員の参画につながるのです。

《ちょいテク4》成功したら一番喜んでユニット全体を評価しよう！

ここでいろんな応えが出て、実行してみたらうまくいった！
こういう時は、リーダーが一番喜びましょう！

みなさんのおかげでこういうことができたよ！
本当にみなさんありがとう！

そうすることで、

困っていた事柄を解決できたっ！
会議で決めてよかったぁ！
もっと私たちならできそう！

と、チーム全体の向上心が上がるのです。

《ちょいテク5》会議に参画するのは職員だけ？

と、ここまで会議の話をしてきましたが、会議に参画するのは職員だけでしょうか？

利用者さんの話をしているのに、利用者さんが置いてけぼりになってませんか？

利用者さんだって会議に参画してもいいと思います。

利用者さんは、何話しても通じないんじゃないかなぁ？

もちろん利用者さんの会話能力などを考慮した上で参画することが前提です。

私も何回か利用者さんを交えて会議をしたことがあります。

と、利用者さんも会議に入ったら少しいい事もあったのです。

利用者さんの生活を考えているのに、その主役が不在…ってなんだかモヤモヤしていました。
その場に加わる「参加」だけでも、またその場の空気が変わりますのでオススメですよ。

まとめ

自分がやってみてよかった、もしくはもう少し突き詰めたらよかったなぁと思ったことをまとめてみました。

まずは問題点をしっかり把握して、効果的な会議の進め方を実践してみましょう！

スパイスとして、今日学んだちょいテクを使ってみてくださいね！

明日からまたリーダーの人たちのお仕事がラクになりますようにっ

ではではっ！
まったねー！