介護リーダーや管理者の方、毎日降ってくる業務に追われて、本当におつかれさまです。
リーダーってここまでやらないといけないの…
次々降ってくる仕事…どうやって進めていったらいいんだよぉ…
ネットで「介護 リーダー 業務」で検索をすれば、リーダーが行う業務内容をまとめた記事はたくさんあります。
ですが、その業務は具体的に
- いつ
- 何を
- どうやって
- いつまでに
取り組んでいけばいいか、がなかなかわかりづらいのが現状です。
特にリーダーのみなさまは、現場に入りながらリーダーの業務を行っているのが現状かと思います。
「現場に入りながら」もそうですが、「現場が終わってから」のほうがニュアンスとしては近いかもしれません。
残業が慢性化し、またとっても孤独なのです。
いつまでこんな仕事をしないといけないんだろう…
この記事では、リーダーの業務内容を全体的に確認するとともに、それをどうやってスケジュール管理するか・できたスケジュールをどうするか、をまとめてみました！
・介護リーダーの全体的な業務内容を確認しよう！
・どうやってスケジュール管理するかを学ぼう！
・できたスケジュールをみんなにアピールしよう！
また、できなかった例として自分の失敗談も書いてみました！
日々忙殺されているリーダーのみなさま。
少しでも自分のやるべきことが明確になり、お仕事を職場のみんなに発信することで、みなさまのお仕事が少しでもラクになりますよーにっ！
介護リーダーのための業務スケジュール作成チェックリスト
リーダー業務の全体像を把握する
そもそもリーダー業務って何を行うのかわかっていないといけません。
リーダーの仕事を並べてみました！
えっ…私の仕事多すぎ…？
そうなんです。本当に多いんです。
そしてやっかいな事に、以下の誤解や思い込みがあります。
- 不定期な業務しかない。（突然やってくる）
- すべてリーダー一人でしなければならない。
- リーダー業務は介護業務の上に乗っかっているイメージがある。
一人で行わないといけない業務もありますが、基本的には部下だけではなく上司をも使って業務を行う事が必要です。
では、たっっっくさんあるリーダー業務に対し、どうやって取り組んでいったらいいでしょうか？
定期的 or 不定期な業務の分類を行う
全体像を把握したうえで、次にやる事は「定期業務」なのか？「不定期業務」なのか？を分類することです。
分類が必要な理由は、リーダー自身でコントロールできる仕事をできるだけ多く持つことが重要だからです。
例えば、めっちゃ忙しいのにそんなことはお構いなしに仕事をふってくる上司や利用者さん・職員の急変で対応やら勤務変更を迫られたり…。
「想定外」な出来事や仕事があり、その対応を迫られることが本当に多いのです。
まずは定期的な業務を把握することで、「想定外」な事がおこる前にできることはやっておこう！というスタンスに変わっていく必要があります。
不定期な業務も「定期的」にしておく
不定期な業務の代表格である「緊急時対応」
定期的に「緊急時対応」が起こったら困るやんけ！
もちろんそりゃ困っちゃいますけども（笑）
その中でもできる準備がある！ということです。
例えば、以下の事が準備できます。
- 搬送等のリスクが高い利用者さんはいるか？
- 急変時、リーダーへの連絡手段や連絡項目がリスト化されているか？
- 急変時にどう対応をするかご本人やご家族と共有できているか？
- 緊急時に何を持っていくか、のリストがあるか？
- ご家族の連絡先がすぐ出せる（確認できる）状態にあるか？
- 救急搬送の時に、救急隊員に何を伝えるかすぐ確認できる状態であるか？
挙げるとキリがないかもしれませんが、不定期といわれている中にもできることや準備できることがあるのです。
やはり不定期に降ってこられると、とても焦ってしまいます。
そして不定期に降ってくる仕事は緊急性も高く、すぐにしないといけないことが多い…。
特にいくつも業務が重なっている中で不定期や緊急時の業務がふってくると、適切に判断することができません。
準備をしておくことで、焦らずにすみますねっ。
いつ行うか明記しておく
定期業務が決まったら、次その業務をいつ行うかを明記しておきましょう。
- 1日の中で○時に行う。
- 毎週○曜日に行う。
- 毎月○日（もしくは、第○週の△曜日）に行う。
- 毎年○月に行う。
というふうに、具体的な数字で記載しましょう。
必ず「シングルタスク」で行う
時間設定を行う中で重要なのが、「シングルタスク」にしておくということです。
例えば、
この週はシフトも会議資料も物品見直しも、ぜーんぶまとめて行うぞ！
と設定してしまうと、いざその週で不定期業務が降ってきた場合、
あうぅ…今週何もすすまなかった…
ああああああ一気に仕事が溜まったああああ
夜勤明けでやるしか…
ということが起こりえます。
無理なく余裕をもった状態で、毎日・毎週・毎月のスケジュールを組み立てていきましょう！
業務を行う必要時間の見直しを行う
それぞれの定期業務の組み立てが終わったら、その業務を行うのにどのぐらいの時間が必要か、を考えてみましょう。
余裕を持ってもいいかもしれませんが、ここで大事なことは
結局全ての業務をこなすのに何時間必要なの？
ということです。
いろんな業務がある中で、なかなか時間をムダにできない。
そしてそのムダな時間は慢性的な残業に繋がりかねません。
この部分は数ヶ月の間で、業務を複数回こなしたところで見えてきます。
会議の資料は大体2〜3時間ぐらいかかっちゃうな！
リーダー業務は「介護業務+α」ではないことを意識する
はぁ…結局現場終わらせないとリーダー業務できねぇやっ
この意識、自分もずーっと持っていました。
言うなれば、介護業務が土台としてあって、その上にリーダー業務が乗っかってくるというイメージです。
経験談でも話しますが、これが大きな間違いでした。
ここで意識しないといけないことは、
現場の時間をリーダー業務の時間へ転換する
ということです。
そうしなければ、本当に終わりません。
もちろん上司への報告や部下への連絡が必要となってきます。
○○上司！リーダー業務を終わらせるために、○時間必要です！
部下の○○さん！今日はこの業務をするから、13時からは離れるよっ！
自分がやらなくては…とリーダーの方は責任が強く、現場も対応しなければならない、と思っているでしょう。
でも、リーダーの仕事はリーダーしかできないのです。
それを意識して、思い切って上司や部下に別の仕事をお願いする。
そうすることで、肉体的・精神的にもラクになるでしょう。
できたスケジュールをアピールする
やっとできた！この通り進めるぞっ！
できたスケジュールは、自分のためだけでなく周りの人にもアピールするように掲示しておきましょう！
掲示を行うメリットとして
○ 上司視点
・部下（リーダー）の管理がしやすくなる。
・リーダー業務自体の精査ができる。
・リーダーが今何をしているのかがわかる。
○ 部下視点
・リーダーが今何をしているのかがわかる。
・現場でのスケジュール変更や調整がしやすくなる。
があります。
また、どこに、どうやって掲示するのかも考える必要があります。
- シフトに記載しておく。
- 大きいホワイトボードに週と月のスケジュールを書いておく。
- ポストイットで1業務ずつ書いて貼り出しておく。
リーダーって本当によく探されます。
ウォーリーかってぐらい探されます。
なので、自分のスケジュールをアピールしておくことで、探されることもありません。
また、
この時間はリーダーこの仕事してるんやな。後でしよっ
と、無駄に仕事を止められることが少なくなります。
経験談：スケジュール管理ができなかったしょーそんの末路
これまで業務スケジュール作成チェックリストについてつらつら書いてみました。
じゃあお前はこれができたんかい？というと、全くもってダメダメでした。
今リーダーの立場から離れて、やってきたことを振り返ると、あーだったなぁこーだったなぁ…と考えることが多くあります。
もし業務スケジュールを組まなかったらどうなるか？
しょーそん自身の経験談を書いていきます。
（この記事でも書いてるよっ→『しょーそんってなんなの？』
管理者就任直後
やることが全くわかっていませんでした。
業務全体を把握するわけでもなく、とりあえず場当たり的で報告を受けた仕事をこなす毎日でした。
自分で「不定期」業務としてしまっていたことで、不定期に業務が流れ込んでくるため、マルチタスクが当たり前となりました。
周りも今しょーそんは何をしているのか？どれぐらいの仕事量があるのか？を知らないまま仕事を振ってきます。
精神的な変化→負のスパイラルに突入
最初は「管理者として頑張ろう！」と意気込んでいましたが、結局それは長く続きません。
だんだん仕事を振ってくるみんなへイライラしてきました。
なんでそれ今言ってくんの？
それぐらい自分で考えてやれよ。
新規入居や外部からの相談めんどくせぇなぁ。
イライラしても仕事は終わらず、どんどんたまっていくばかり…。
- たまる書類：整理できない・見直さない
- たくさん降ってくる仕事
- 後手後手でその場しのぎ、対処療法な対応
イライラも仕事もたまり、だんだん孤独を感じるようになりました。
- 周りに人がいるけど1人で仕事をしている感じ
- 周りに挨拶もしないし、声もかけない。
- 職員が定時で帰っているだけでイライラ
- 誰も助けてくれないし、信用できなくなる。
よくある「ダメな上司」に自分がなっていくのを感じたのです。
結局何もできないまま、管理者を降りることにしました。
ちょっと大げさかもしれませんが、実際に経験した内容をまとめてみました。
こうやってふりかえってみると、最初のうちにスケジュール管理をしておけばよかったなぁ、と後悔するばかりです。
まとめ
・介護リーダーの全体的な業務内容を確認しよう！
・どうやってスケジュール管理するかを学ぼう！
・できたスケジュールをみんなにアピールしよう！
それだけでもとんでもないボリュームやなぁと思っておりましたが、まだまだ氷山の一角にすぎないなと実感しますね。
特に介護リーダーに「なっちゃった」人は、この業務量の多さ・どう遂行するかわからないまま日々お仕事をしなければなりません。
リーダーに必要な能力もありますが、一人で行うものではありません。
上司や部下にもリーダーの業務をアピールし、自身の仕事に集中できるようにしましょう！
少しでもリーダーのみなさまがラクになりますよーにっ
ではでは！
またねー！
